KSeF w niepublicznych przedszkolach i szkołach w 2026 r. Obowiązki organów prowadzących krok po kroku.

W 2026 r. zacznie obowiązywać powszechny system wystawiania i odbierania faktur elektronicznych, czyli Krajowy System e-Faktur (KSeF). Choć zgodnie z treścią art. 170 ustawy prawo – oświatowe prowadzenie niepublicznego przedszkola i szkoły nie stanowi działalności gospodarczej, w praktyce funkcjonują one w obrocie gospodarczym, zawierają umowy z dostawcami usług, specjalistami, firmami cateringowymi czy operatorami mediów. Z tego powodu nowe obowiązki obejmą również organy prowadzące placówki oświatowe.

KSeF nie dotyczy wyłącznie wystawiania faktur. Dla wielu podmiotów oświatowych kluczowym obowiązkiem będzie przede wszystkim ich odbieranie.

Najważniejsze terminy wdrożenia KSeF

Proces wdrożenia został rozłożony na etapy uzależnione od skali działalności przedsiębiorców.

• Od 1 lutego 2026 r. największe przedsiębiorstwa, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, będą zobowiązane do wystawiania faktur wyłącznie w KSeF. Jednocześnie od tej daty wszystkie podmioty, niezależnie od wielkości, formy prawnej czy statusu VAT muszą być przygotowane na odbieranie faktur zakupowych za pośrednictwem systemu.

• Kolejny etap nastąpi 1 kwietnia 2026 r., kiedy obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie pozostałych przedsiębiorców, w tym mikro, małe i średnie firmy oraz jednoosobowe działalności gospodarcze.

• Natomiast od 1 stycznia 2027 r. system stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników, także tych najmniejszych, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10000 zł.

W praktyce oznacza to, że już od lutego 2026 r. część faktur kosztowych, np. za paliwo, energię czy usługi telekomunikacyjne będzie dostępna wyłącznie w KSeF, a od kwietnia większość dokumentów zakupowych trafi tylko do systemu.

Obowiązek odbioru faktur – najważniejsza zmiana dla organów prowadzących

Najczęstszym błędem jest przekonanie, że skoro placówka nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF, to system jej nie dotyczy. Błąd! Obowiązek odbioru faktur kosztowych obejmuje wszystkie podmioty, w tym także te zwolnione z VAT.

Organy prowadzące niepubliczne jednostki systemu oświaty muszą więc od 1 lutego 2026 r. posiadać dostęp do KSeF i procedurę regularnego sprawdzania systemu. Faktura wystawiona przez dostawcę energii, usług telekomunikacyjnych czy innego przedsiębiorcę zostanie uznana za skutecznie doręczoną w momencie nadania jej numeru w systemie  nawet jeśli placówka faktycznie jej nie pobierze.

Zgodnie z art. 106na ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana jest uznana za wystawioną w dniu przesłania jej do KSeF, a za otrzymaną w dniu przydzielenia numeru identyfikującego w systemie.

Umowy cywilnoprawne – kiedy nie trzeba nic zmieniać?

Wiele wątpliwości organów prowadzących dotyczy umów z personelem i współpracownikami. Warto podkreślić jasno: w przypadku zleceniobiorców, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej, nie ma potrzeby zmiany umów.

Dotyczy to m.in. nauczycieli, terapeutów czy specjalistów współpracujących na podstawie umów zlecenia lub umów o dzieło jako osoby fizyczne. KSeF obejmuje wyłącznie faktury przedsiębiorców, dlatego te relacje pozostają bez zmian.

KSeF a współpraca B2B z przedsiębiorcami

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku umów zawieranych z przedsiębiorcami, czyli osobami prowadzącymi działalność gospodarczą. Dotyczy to np. specjalistów B2B, firm cateringowych, dostawców usług  czy podmiotów serwisowych.

Choć przepisy nie nakładają obowiązku aneksowania umów, ponieważ kwestie wystawiania i doręczania faktur regulują bezpośrednio przepisy ustawy o VAT, praktyka pokazuje, że warto doprecyzować zasady współpracy. W wielu przypadkach przedsiębiorcy już dziś wystawiają faktury w KSeF bez zmiany umów, przesyłając kontrahentom jedynie potwierdzenie ich wystawienia.

Dlaczego warto dostosować umowy mimo braku obowiązku?? 

Rekomendowane jest uporządkowanie zapisów umownych, aby uniknąć sporów dotyczących płatności i rozliczeń. W szczególności warto ustalić, czy podstawą zapłaty jest wyłącznie faktura ustrukturyzowana w KSeF, jaki zakres danych powinien znaleźć się na fakturze oraz kiedy rozpoczyna się bieg terminu płatności.

Istotne znaczenie ma również procedura korekt, ponieważ faktury w KSeF nie można anulować ani wycofać po nadaniu numeru  możliwe są wyłącznie korekty. Warto także określić sposób udostępniania faktur kontrahentom, którzy nie korzystają aktywnie z systemu.

Czy wszystkie faktury placówki trafią do KSeF?

Nadal możliwe będzie wystawianie faktur elektronicznych lub papierowych dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Oznacza to, że opłaty za czesne, wyżywienie czy korzystanie z wychowania przedszkolnego mogą być dokumentowane w dotychczasowy sposób.

Do końca 2026 r. ze zwolnienia z obowiązku wystawiania faktur w KSeF mogą korzystać również mikroprzedsiębiorcy wystawiający faktury o wartości poniżej 10 000 zł miesięcznie, jednak nadal będą oni zobowiązani do odbioru faktur w systemie.

Co w związku z wprowadzeniem obowiązku korzystania z KSeF powinien zrobić organ prowadzący niepubliczną placówkę oświatową?

KSeF nie zmienia zasad funkcjonowania placówek oświatowych wobec rodziców ani współpracowników nieprowadzących działalności gospodarczej. Wprowadza jednak istotną zmianę organizacyjną w relacjach z przedsiębiorcami oraz w obiegu dokumentów kosztowych.

Najważniejszym krokiem jest przygotowanie się do regularnego odbierania faktur w systemie od lutego 2026 r. oraz przeanalizowanie współpracy B2B pod kątem zasad fakturowania. Wdrożenie odpowiednich procedur wcześniej pozwoli uniknąć problemów z płatnościami i rozliczeniami, gdy system stanie się powszechny dla wszystkich podatników w 2027 r.

Najczęstsze pytania dotyczące KSeF w niepublicznych przedszkolach i szkołach