Kontrola dotacji oświatowej: zakres, przedawnienie i decyzja o zwrocie — co musi wiedzieć placówka niepubliczna?

Zakres i podstawy prawne kontroli dotacji

Zgodnie z regulacjami ufzo, Organ dotujący, o którym mowa w art. 15-21, art. 25, art. 26, art. 28-31a i art. 32, może kontrolować prawidłowość pobrania i wykorzystania dotacji udzielonych zgodnie z art. 15-21, art. 25, art. 26, art. 28-31a i art. 32. Kontrolerzy mają prawo wstępu do przedszkoli, innych form wychowania przedszkolnego, szkół i placówek oraz wglądu do prowadzonej przez nie dokumentacji organizacyjnej, finansowej i dokumentacji przebiegu nauczania w związku z przekazaną dotacją, a w przypadku szkół, o których mowa w art. 26 ust. 2 – także do wglądu do list obecności, o których mowa w art. 26 ust. 3, oraz ich weryfikacji.

Przedszkole, inna forma wychowania przedszkolnego, szkoła i placówka udostępnia dokumentację, o której mowa w ust. 2 oraz listy obecności, o których mowa w art. 26 ust. 3, w terminie 14 dni od dnia zwrócenia się przez osobę upoważnioną do przeprowadzenia kontroli o udostępnienie tej dokumentacji.

Ważna informacja: kontrola może obejmować okres 5 lat budżetowych poprzedzających rok budżetowy, w którym jest ona przeprowadzana. Odpowiednie zastosowanie znajdują tu przepisy podatkowe dotyczące przedawnienia należności podatkowych. Należy też pamiętać, ze przedawnienie nie następuje w ciągu pięć lat od dnia wydatkowania lub pobrania dotacji, ale dopiero z końcem ostatniego, piątego roku okresu, w którym nienależycie pobrano lub wykorzystano dotację.

Konsekwencje niewykonania obowiązków wobec organu

W przypadku utrudniania lub udaremniania przez szkołę, niepubliczną placówkę, o której mowa w art. 2 pkt 3, 6, 8 i 10 ustawy – Prawo oświatowe, lub przez organ prowadzący tę szkołę lub placówkę czynności kontrolnych, o których mowa w ust. 2, organ dotujący wzywa dyrektora tej szkoły lub placówki lub organ prowadzący tę szkołę lub placówkę do zaprzestania tych działań w wyznaczonym terminie. Po bezskutecznym upływie terminu, o którym mowa w ust. 6, organ dotujący wstrzymuje, w drodze decyzji administracyjnej, przekazywanie szkole, o której mowa w art. 26 ust. 2, lub niepublicznej placówce, o której mowa w art. 2 pkt 3, 6, 8 i 10 ustawy – Prawo oświatowe, dotacji do dnia umożliwienia przeprowadzenia w tej szkole lub placówce czynności kontrolnych, o których mowa w ust. 2.

Nadto, szkoła, o której mowa w art. 26 ust. 2, lub niepubliczna placówka, o której mowa w art. 2 pkt 3, 6, 8 i 10 ustawy – Prawo oświatowe, narusza prawo, jeśli:

1. nie przekazała rozliczenia wykorzystania dotacji za rok bazowy lub nie dokonała w rozliczeniu korekty błędów w terminie wskazanym przez organ dotujący,
2. nie przekazała informacji o liczbie dzieci objętych wczesnym wspomaganiem rozwoju, uczniów, wychowanków lub uczestników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, na których jest udzielana dotacja zgodnie z art. 34 ust. 2, w terminie określonym w uchwale, o której mowa w art. 38 ust. 1,
3. nie wykonała decyzji administracyjnej lub prawomocnego wyroku sądu wydanych w związku z przekazaną dotacją

W takiej sytuacji organ dotujący wzywa dyrektora szkoły lub placówki lub organ prowadzący tę szkołę lub placówkę do wykonania działań, o których mowa w pkt 1-3, w wyznaczonym terminie.

Dopiero po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu, o którym mowa w ust. 1, organ dotujący wstrzymuje, w drodze decyzji administracyjnej, przekazywanie szkole, o której mowa w art. 26 ust. 2, lub niepublicznej placówce, o której mowa w art. 2 pkt 3, 6, 8 i 10 ustawy – Prawo oświatowe, dotacji do dnia wykonania działań, o których mowa w ust. 1.

Jak zatem widać nie w każdym przypadku i nie dla każdej placówki polemika z kontrolerem grozi wstrzymaniem dotacji. Nawet w przypadku placówek, które są potencjalnie zagrożone wstrzymaniem dotacji, nie muszą one zgadzać się na wszystko i realizować lub znosić wszystkie żądania kontrolerów. Warto wskazać, że również w postępowaniu kontrolnym organ prowadzący może ustanowić profesjonalnego pełnomocnika, dla reprezentowania go przed organem dotującym i kontrolerami.

Kontrola może i powinna odbywać się w granicach i na podstawie prawa. W przypadku przekroczenia tych granic można podjąć się obrony w postępowaniu administracyjnym, a nawet jeśli organ wyda decyzje o wstrzymaniu dotacji można się od niej odwołać. Najpierw do SKO, a potem do sądów administracyjnych.

Granice czasowe i przedawnienie uprawnień kontrolnych

W przypadku kontroli wszczętej, a nie zakończonej przed upływem terminu przedawnienia niepodatkowych należności budżetu jst (czyli dotacji do zwrotu), nie może ona być kontynuowana. Powinna zostać zakończona, a sporządzanie protokołu jest niecelowe. Dalsze procedowanie kontroli a potem ewentualne wszczęcie postępowania w sprawie zwrotu dotacji może zakończyć się jedynie umorzeniem postępowania. Jeśli mimo to dochodzi do wydania decyzji nakazujących zwrot dotacji pomimo upływu terminu przedawnienia, to osoba prowadząca placówkę może i powinna podjąć obronę swoich praw. Jeśli tego nie zrobi, to może to skończyć się dla niej przymusowym zwrotem pobranej dotacji, chociaż zgodnie z prawem taki zwrot nie powinien nastąpić.

Jednak nawet po wydaniu decyzji, od której organ prowadzący placówkę się nie odwołał i po ściągnięciu określonej w decyzji należności, droga do dalszej obrony może nie być całkowicie zamknięta. Warto sprawdzić czy nienależnie ściągniętą kwotę da się odzyskać.

Należy pamiętać o generalnej zasadzie, że kwota wykazana w protokole kontroli jako kwota do zwrotu nie oznacza automatycznie, że kontrolerzy mają rację. Zwracanie dotacji tylko na podstawie protokołu może być uzasadnione tylko wtedy, jeśli nie mamy wątpliwości, że popełniliśmy błąd. W pozostałych przypadkach zawsze warto skonsultować czy należy zgodzić się z oceną kontrolerów czy też zasadna jest obrona swoich racji. Najważniejsze jest to, ze protokół kontroli ani wystąpienie pokontrolne nie tworzy obowiązku zapłaty. Do powstania obowiązku zawsze potrzebna jest decyzja administracyjna. Protokół decyzją nie jest.

Wątpliwości i pytania praktyczne

Wśród osób prowadzących placówki oświatowe, które zetknęły się z kontrolami dotacji oświatowych, pojawia się szereg pytań, na które często nie znajdują one jednoznacznej odpowiedzi w przepisach:

1. Czy możliwe jest zastosowanie przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców dotyczących zakazu kumulacji kontroli? Czy można zatem kwestionować sytuację, w której organy administracji publicznej prowadzą równolegle kilka kontroli w tej samej placówce?
2. Czy organ dotujący może wielokrotnie wznawiać kontrolę w zakresie, który był już przedmiotem wcześniejszej kontroli?
3. Czy organ dotujący lub kontrolerzy mogą przedłużać kontrolę w „nieskończoność”?
4. Czy w czasie czynności kontrolnych można się gdzieś odwołać lub zaskarżyć je jakoś do sądu?
5. Jaki jest zakres dopuszczalnej kontroli wydatkowania dotacji, jeżeli nie zakończył się jeszcze rok budżetowy, którego dotacja dotyczy?
6. Czy w czasie kontroli można naprawiać dostrzeżone błędy;
7. Kto może wykonywać kontrolę i komu może zostać powierzona realizacja poszczególnych czynności kontrolnych?

Te i wiele innych pytań dotykają problemu granic legalności działania administracji publicznej oraz wymagają na ogół, indywidualnej analizy w konkretnym przypadku.

Podsumowanie

Kontrola dotacji oświatowej to proces uregulowany przepisami prawa, jednak jego przebieg zależy w dużej mierze od znajomości i stosowania tych przepisów zarówno przez organ dotujący, jak i przez placówkę. Prawidłowe pobieranie, rozliczanie i wykorzystanie dotacji, oraz rzetelne powadzenie dokumentacji jest równoznaczne z byciem przygotowanym do kontroli. Od momentu jej wszczęcia świadomość swoich praw i obowiązków, a także znajomość granic kompetencji organu, mogą zdecydować o całym jej przebiegu i wyniku.

W razie wątpliwości dotyczących legalności działań organu kontroli, jego uprawnień lub obowiązków placówki, warto skorzystać z doradztwa specjalisty prawa oświatowego.